HIPAAコンプライアンスソフトウェアの選び方

優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアは、対象事業者がHIPAAの要件を満たすための体系的な手段を提供します。具体的には、文書作成の自動化、継続的なリスク管理プロセス、そしてプログラムの現状を明確に把握できる仕組みです。

多くの組織では、HIPAAコンプライアンスの責任は、管理者や事務長、コンプライアンス担当者が他業務と兼任する形で担っており、ヘルスケア規制について正式な専門知識を持たない場合がほとんどです。こうした担当者にとって、優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアは、事務的な負担を軽減し、深いコンプライアンスの専門知識を必要とせず、高額な情報漏えいが発生する可能性を減らしてくれます。

HIPAAコンプライアンスソフトウェアのメリットとは

管理者や事務長にとって、HIPAAコンプライアンスソフトウェアを利用するメリットは次のとおりです。

• 事務的負担の軽減: HIPAAコンプライアンスソフトウェアは、研修要件の管理、文書管理、組織のHIPAAセキュリティリスク分析の維持といった、コンプライアンス管理に関わる多くの事務作業を自動化します。これにより時間に余裕が生まれ、事務的負担も軽減されます。
• 効果的なリスク管理: HIPAAコンプライアンスソリューションには、リスク評価の実施、脆弱性の特定、リスク軽減戦略の実行に役立つツールが備わっています。
• 役割への自信: 優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアは、専門的なコンプライアンス知識を必要としません。コンプライアンス状況を一目で把握できる画面や、ガイド付きのワークフロー、コンプライアンス専門家へのライブアクセスなどを提供することで、専門的な知識を持たない担当者でも役割を効果的に遂行できるようにします。
• 安心感: HIPAAコンプライアンス追跡ソフトウェアを利用することで、組織は規制自体の変化に合わせて更新される記録を、自ら追跡しなくても保持できます。この安心感が、コンプライアンス管理に伴うストレスや不安を軽減します。

HIPAAコンプライアンスソフトウェア購入時に考慮すべき点

この購入ガイドの枠組みに沿って検討することで、優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアの選択肢を徹底的に評価し、組織の要件に最も適したソリューションを選ぶことができます。HIPAAコンプライアンスソフトウェアを購入する際に考慮すべき点は、以下の3つの観点に分けて詳しく解説します。

1. 必須の機能

2. ソフトウェアの仕様

3. ビジネス上の考慮事項

1. HIPAAコンプライアンスソフトウェアに求められる必須機能とは

優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアは、米国保健福祉省(HHS)監察総監室(OIG)が定める「効果的なコンプライアンスプログラムの7つの基本要素」のような、広く認知された枠組みに沿った柔軟なシステムであるべきです。また、組織に合わせたガイド付きセットアッププロセスと文書作成機能も備えている必要があります。

このソリューションは最終的に、患者やクライアント、監査人に対してコンプライアンスの証明を提供できるものでなければなりません。

経験の浅いコンプライアンス担当者にとっては、ソフトウェアの初期設定が特に重要です。優れたHIPAAコンプライアンスソリューションは、HIPAAコンプライアンスプログラムの構築を各ステップにわたって導く、何らかの形のライブコンプライアンスコーチングを提供しています。

以下の必須機能があれば、組織のコンプライアンス要件に自信を持って対応できます。

1. リスク評価

• リスク評価ツール
• 使いやすいリスク分析のための効率化された質問票
• リスクスコアリング
• ギャップの特定
• 継続的なHIPAAリスク評価の維持
• 是正計画の策定

2. インシデント対応

• 情報漏えいインシデントの報告
• 情報漏えい管理ツール
• ライブでの情報漏えい対応サポート

3. ポリシーと手順

• 自組織に合わせたポリシーと手順
• ポリシーと手順の管理
• ポリシーと手順の一元的な保管
• 従業員がポリシーを容易に確認できる従業員ポータル

4. 従業員研修

• 従業員向けHIPAAコンプライアンス研修の実施・追跡・管理
• 最新のHIPAAコンプライアンス研修モジュール
• 従業員ごとに個別化された研修修了証

5. ベンダー/ビジネスアソシエイト管理

• ビジネスアソシエイトの特定と追跡
• ビジネスアソシエイト契約の作成・管理
• ビジネスアソシエイトを直接コンプライアンスプログラムに組み込み、サイロ化を解消する機能

6. 複数拠点の管理

• 組織内の各拠点のコンプライアンスレベルを個別に管理

7. レポート機能

• 文書の一元管理
• 監査ログとレポート
• 全体のコンプライアンス状況とギャップを一目で把握できるビジュアル表示

HIPAAコンプライアンスソリューションで検討すべきその他の機能とは

• そのソフトウェアは、汎用フォームを手作業で入力する手間を省き、自組織に合わせた文書を動的に生成してくれますか?
• コンプライアンスに関する疑問がある場合、そのソフトウェアは専門家へのアクセス手段を提供していますか?
• そのプラットフォームはクラウドベースで、最新の関連法令に自動的に対応するよう更新されますか?
• OSHAコンプライアンスはHIPAAとは別の規制上の義務ですが、多くの事業所では両方を管理する必要があります。該当する場合は、選定するソフトウェアが両方に対応しているかを確認する価値があります。これにより業務が簡略化されますが、あくまで利便性として評価すべきであり、HIPAA準拠の要件そのものとは切り分けて考えてください。

2. HIPAAコンプライアンスソリューションで考慮すべきソフトウェアの仕様とは

ソフトウェアの仕様とは、使いやすさや拡張性といった、特定の機能そのものではなく、ソフトウェア全体の質を表す側面を指します。仕様は、HIPAAコンプライアンスソフトウェアのソリューションを比較検討する際の判断材料になります。

1. 使いやすさ

• ユーザーインターフェースやソリューション内のナビゲーションを含め、ソフトウェア全体のユーザー体験を評価してください。
• コンプライアンス業務を進めるためのガイド付きワークフローが用意されていますか? これは、深いコンプライアンスの専門知識を持たない担当者がコンプライアンスプロセスを円滑に進める上で不可欠です。
• 組織のコンプライアンスの一環として従業員が受講する研修モジュールは、どの程度使いやすいですか?
• スタッフが実際にどのくらいの頻度でプラットフォームにログインするかも考慮してください。訪問のたびに大幅な操作の再確認が必要になったり、日常的な作業のためにサポートへの問い合わせが必要になったりするソリューションは、利用の妨げとなる摩擦を生みます。優れたソリューションは、何をすべきかを即座に明確に示し、ユーザーを導いてくれます。

2. 拡張性と柔軟性

• そのソフトウェアは、複数拠点の管理など、自組織の現在の規模に対応できますか?
• 規制が求める拠点ごとの個別性を損なうことなく、その管理を実現できますか?
• 組織の将来的な変化するニーズに合わせて拡張・適応できますか?

3. 連携機能

• クラウドベースのソリューションは最も導入が容易であり、継続的なインフラ保守の責任をソフトウェアベンダー側が負うという利点もあります。

4. 将来への備え

• ソフトウェアベンダーは、規制の変更や更新に対して、どのように迅速かつ適切に対応してくれますか?

3. ソフトウェア選定時に考慮すべきビジネス上の観点とは

機能や仕様を評価していく中で、有力なベンダーが見えてきて、すぐにでも契約を決めたくなる場合もあるでしょう。しかし、商業面・ビジネス面での検討を十分に行う前に、性急な決断を迫られないようにすることを強くおすすめします。

1. ベンダーの評判

• そのソフトウェアは、何らかの医療関連団体から推奨を受けていますか?
• そのソフトウェアは、何らかのITベンダーやMSP(マネージドサービスプロバイダー)から推奨を受けていますか?
• そのソフトウェアを導入し成功した、他のヘルスケア組織による最新の事例や利用者の声を保有していますか?
• オンラインレビューを確認し、ユーザーが評価している点・不満な点を把握してください。レビューは両極端に偏りがちなので割り引いて見る必要がありますが、傾向自体は参考になります。
• そのソフトウェアを使用中に顧客がOCR(公民権局)の調査を受けたことがあるか、またその結果がどうだったかを具体的に尋ねてみてください。

2. ベンダーの研修とサポート

• ベンダーは、HIPAAコンプライアンスソフトウェアソリューションの設定を導くライブサポートを提供していますか?
• これには別途費用がかかりますか、それとも価格に含まれていますか?
• 設定完了後、どのような継続的サポートが提供され、それはベンダーの年間費用に含まれていますか?
• 情報漏えいや調査が発生した場合、ベンダーは支援してくれますか?

3. コスト

• 初期設定費用、ライセンス料、サポートや更新にかかる追加料金など、料金体系の透明な内訳を確認してください。
• 基本プランに、HIPAAの中核的な要件(リスク評価、ポリシーと手順、研修、ビジネスアソシエイト契約の管理)が含まれていることを確認してください。
• 買い切り型ですか、それともサブスクリプション型ですか? クラウドベースソフトウェアの購入方法としては、サブスクリプションが最も一般的になっています。
• コストが問題であり、候補に挙げたソリューションが似たり寄ったりに見える場合は、研修やサポートにかかる追加費用など、あらゆる要素を考慮した価格比較表を作成してください。例えば、HIPAA研修が含まれているかどうかも確認しましょう。
• ベンダーは独自の割引を提供していますか? 例えば、すでに所属している団体向けの団体割引がある場合もあります。
• コストを比較する際は、自分自身の時間の価値も考慮に入れてください。価格が安いソリューションでも、手作業がはるかに多く必要になる場合、その時間の実質的なコストを考慮すると、必ずしもお得とは言えない可能性があります。

4. ソフトウェアのライセンス期間

• 契約期間はどのくらいで、それによって期待できるサポートのレベルはどう変わりますか?
• 契約形態にはそれぞれ一長一短があります。月単位契約は柔軟性がある一方、オンボーディングにかかる初期費用が発生したり、継続的サポートが不足したりする場合があります。
• 年間契約は通常、より手厚いサポート体制を意味します。ベンダー側にも、プログラムを確実に機能させるための時間的余裕と動機が生まれるためです。
• 初期費用が気になる場合は、年間契約の中で支払いの柔軟性を提供しているベンダーを探してみてください。支払いスケジュールと契約期間は必ずしも同じではありません。
• 契約前には必ず細かい規定に目を通し、自分が負う義務を把握しておいてください。

無料購入ガイド

私たちは、HIPAAコンプライアンスソフトウェアの選び方に関する無料の購入ガイドをまとめました。この記事で取り上げた3つの観点に沿ったチェックリストが含まれており、最大3種類のソリューションを評価・比較することができます。

この、優れたHIPAAコンプライアンスソフトウェアの選び方に関するガイドは、このページのフォームにご記入いただくことでダウンロードできます。

無料購入ガイド
コンプライアンスソフトウェアの選び方

貴組織向けにHIPAAコンプライアンスソフトウェアを購入するための、充実した購入ガイドを入手

無料購入ガイドへのリンクをご登録のメールアドレスにお送りします

お客様のプライバシーを尊重します

HIPAA Journal プライバシーポリシー