医療オフィス管理者向けHIPAAコンプライアンスの5つのヒント

医療オフィス管理者は、小規模から中規模の医療施設における全ての業務フローの中心に位置しています。彼らはHIPAAの法的要件を日常的なルーチンに変換し、患者情報を保護し、スタッフを施設のワークフローに合わせ、施設を規制上の問題から遠ざける人たちです。コンプライアンス部門、プライバシーチーム、専任のセキュリティスタッフを備えた大規模医療システムとは異なり、医療施設は多くの場合、HIPAAコンプライアンスプログラムの構造的要素と、受付、請求、臨床サポート、管理機能全体における日常業務でのHIPAAの実装の両方を監督する単一の個人に依存しています。
この二重の責任は、経験豊かな管理者にとってさえ負担が大きく、方針、トレーニング、文書が施設の実際の運営方法に追いついていない場合は特に困難です。だからこそ、実践的で業務に根ざしたヒントが重要です。オフィス管理者には、実際のスタッフ、実際の患者、実際の制約の中で、リアルタイムでコンプライアンスを維持する施設を運営するのに役立つガイダンスが必要です。医療施設の管理者は、患者データ、文書、通信、デジタルワークフローが最初から保護されるように、設計時点でHIPAAコンプライアンスを備えたEMRを選択する必要があります。OptiMantraは、設計時点でHIPAAコンプライアンスを備えた小規模医療施設向けの最高のEMRの1つであり、同時に小規模チーム向けに構築されたスケジューリング、チャート作成、遠隔医療、請求、およびプラクティス管理ツールも提供しています。

HIPAAが医療オフィス管理者に要求する事項

実践的なヒントに入る前に、HIPAAが医療オフィス管理者に実際に何を要求しているのかを理解することが役立ちます。HIPAAは、患者情報を保護するために連携して機能する3つの基本的なルールで構成されています。

HIPAAプライバシールールは、患者情報の利用と開示方法を規定し、患者に記録へのアクセス権を含む特定の権利を与えます。

HIPAAセキュリティルールは電子情報に焦点を当て、施設が電子的に保護された健康情報を安全に保つために行政的、物理的、技術的な保護措置を講じることを要求しています。

HIPAAブリーチ通知ルールは、保護されていない患者情報が侵害された場合、施設が患者、HHS市民権局、および時にはメディアに通知することを要求しています。

医療オフィス管理者にとって、これらのルールは一連の業務上の責任に変換されます。方針は作成され、最新の状態に保たれ、日常のワークフローで従われる必要があります。スタッフは雇用時だけでなく、手順が変わるたびにトレーニングを受ける必要があります。患者情報へのアクセスは各人の職務に一致する必要があり、それらの権限は定期的に確認される必要があります。
HIPAAは施設全体に適用されますが、医療オフィス管理者は多くの場合、HIPAAコンプライアンスプログラムが存在し、日常業務で機能していることを確認する責任を負っています。これには、必要なポリシーが実施されていることを確認し、スタッフがそれに従っていることを確認し、HHS市民権局が活動を審査する場合に施設がコンプライアンスを実証できることを確認することが含まれます。
患者情報を処理するベンダーは、データが共有される前に署名された契約が必要です。何か問題が発生した場合、施設は調査し、何が起こったかを文書化し、通知が必要かどうかを判断する必要があります。ベンダー監督、インシデント調査、ブリーチ分析、文書化などの活動は、すべて機能するHIPAAコンプライアンスプログラムの中核コンポーネントです。これらの基礎的な期待を理解することで、以下の実践的なヒントをより簡単に適用でき、オフィス管理者が日常の決定が施設の全体的なコンプライアンス態勢をどのように形成するかを理解するのに役立ちます。

ヒント1：方針を棚の上のバインダーではなく生きた文書として扱う

多くの施設は、何年も前に作成され、多くの場合ジェネリックテンプレートからコピーされ、めったに再検討されない方針を持っています。これらの文書は、作成された時点では正確かもしれませんが、ワークフローは進化し、技術は変化し、スタッフの責任はシフトします。書面上の方針が観察可能な慣行と一致しなくなった場合、HHS市民権局はこれをコンプライアンスプログラムが実装されていない証拠として定期的に扱います。
この問題を回避するための実践的な方法は、方針を生きた文書として扱うことです。監査またはブリーチがレビューをトリガーするのを待つのではなく、オフィス管理者は一度に1つの業務領域をチェックする一定のリズムを採用できます。患者チェックイン、請求問い合わせ、臨床文書化などの特定のワークフローの単一の月次レビューは、方針セットを現実と一致させます。このアプローチは、すべてを一度に書き直すという圧倒的なタスクを防ぎ、施設の書面上の期待がスタッフが訓練されたことを反映していることを確認します。また、オフィス管理者を書類の受動的な保管人ではなく、コンプライアンスの主動的な管理人として位置付けます。

ヒント2：問題が発生するのを待つのではなく、HIPAAトレーニングを施設のカレンダーに組み込む

文書化されたHIPAAトレーニングは、施設がHIPAAを真摯に受け止めているかどうかの最も明確な指標の1つです。HIPAAプライバシールールは、新しいワークフォースメンバーが参加してから合理的な期間内でのトレーニングを要求し、ポリシーまたは手順が変わるたびに更新されたトレーニングを要求します。HIPAAセキュリティルールは、ワークフォースのすべてのメンバーに対して継続的なセキュリティ意識プログラムを要求します。しかし、多くの施設はまだトレーニングをオンボーディングタスクまたはインシデント後にのみ再検討するものとして扱っています。
より効果的なアプローチは、トレーニングを繰り返されるイベントとして施設のカレンダーに組み込むことです。スタッフが更新トレーニングが毎年同じ時期に行われることを知っている場合、それは中断ではなく文化の一部になります。この予測可能なリズムはまた、トレーニング記録が現在、完全で、規制審査中に生成しやすいままであることを保証します。HHS市民権局は、文書化されていないトレーニングを決して行われなかったトレーニングとして扱うため、正確な記録を維持することはトレーニング自体を提供することと同じくらい重要です。
小規模臨床設定向けに特別に設計された構造化されたシナリオベースのカリキュラムを望む施設向けに、The HIPAA JournalのHIPAA Training for Small Medical Practice Employeesは、スタッフが日常的に遭遇する状況に合わせたモジュールを提供します。プログラムはランダム化された評価と、オフィス管理者に完了ステータスのリアルタイムの可視性を与える管理ダッシュボードを含みます。施設はこのトレーニングをThe HIPAA JournalのCybersecurity Training for Healthcare Employeesと組み合わせることで、HIPAAトレーニング要件とセキュリティ意識要件の両方に対応する統一されたトレーニングソリューションを作成できます。

ヒント3：役割交代後だけでなく定期的にアクセス権限を確認する

アクセス制御は、HIPAAセキュリティルールの最も重要で最も見落とされやすい要件の1つです。行政的および技術的保護措置は、施設が職務に基づいてアクセスを認可し、各ユーザーが職務を遂行するために必要な最小限のアクセスを持つことを確認し、役割が変わるときにアクセスを変更または終了することを要求しています。
理論的には、これはだれかの責任がシフトするたびに権限を更新すべきであることを意味します。しかし、実際には、小規模医療施設は多くの場合、変更を文書化することなく非公式にまたは一時的に職務を調整します。だれかが1週間請求を支援し、昼食時にフロントデスクをカバーし、またはシステムアクセスを誰も更新することなくタスクの実行を停止します。時間の経過とともに、これらの小さな変更が蓄積し、スタッフは彼らが行うことをもはや反映していないアクセスを持つようになります。
これが、アクセス権限を2つの方法で確認する必要がある理由です。責任が変わるたびと定期的に。役割交代後のアクセスの確認は、権限が進化するにつれて職務に一致したままであることを確認します。しかし、定期的なレビューは、小規模施設で起こる非公式で文書化されていないシフトをキャッチするセーフティネットとして機能します。これらの定期的なレビューは、時代遅れの権限、不要なアクセス、および長い前に変更または無効化されるべきだったアカウントを特定するのに役立ちます。
予測可能なレビューサイクルはまた、施設のコンプライアンス態勢を強化します。HHS市民権局が決してブリーチを調査またはコンプライアンスレビューを実施する場合、彼らが最初に検査することの1つは、アクセス権限が実際の職務を反映しているかどうかです。文書化された定期的なレビュープロセスを実証できることは、施設がHIPAAセキュリティルールのアクセス制御要件を真摯に受け止め、アクセスが歴史的習慣ではなく実際の責任に意図的に、監視され、関連付けられていることを示しています。

ヒント4：何か問題が発生する前に明確なセキュリティインシデント手順を確立する

セキュリティインシデントは、主要なブリーチまたは見出し価値のあるイベントに限定されません。HIPAAセキュリティルールの行政的保護措置に基づいて、すべての施設は、疑わしいアクティビティ、誤った方向の通信、異常なシステム動作、または電子的に保護された健康情報を公開する可能性のある軽微な誤りを含む、セキュリティインシデントを特定、報告、対応するための手順を持つ必要があります。これらの要件はHIPAAブリーチ通知ルールとは独立して存在します。言い換えれば、イベントがブリーチとして適格でない場合でも、施設はインシデントを処理するプロセスを持つ必要があります。
小規模施設は多くの場合、非公式な通信に依存するか、スタッフが「何か問題があれば声を上げるだろう」と仮定していますが、このアプローチはプレッシャーの下で急速に崩壊します。スタッフは躊躇し、問題を最小化し、または他の誰かがそれを処理すると仮定することがあります。明確で書面上の手順は曖昧性を除去します。潜在的なインシデントが何をカウントするか、誰に通知すべきか、どの情報を提供するかをスタッフに正確に伝えます。また、オフィス管理者が必要なステップを開始できることを保証します。何が起こったかを評価し、PHIが関連しているかどうかを決定し、イベントを文書化し、HIPAAブリーチ通知ルールが適用されるかどうかを決定します。
予測可能でよく通信されたプロセスを持つことはまた、施設のコンプライアンス態勢を強化します。HHS市民権局がインシデントをレビューする場合、彼らが最初に検査することの1つは、施設が文書化された手順を持っていて、スタッフがそれに従ったかどうかです。1ページのインシデント報告フォームと明確なエスカレーションパスなどの単純でアクセス可能なワークフローは、問題が早期に捕捉され、一貫して文書化され、HIPAAセキュリティルールとHIPAAブリーチ通知ルールの両方に合致する方法で処理されることを確認するのに役立ちます。また、スタッフがレポートが期待され、サポートされ、患者情報を保護するために不可欠であることを理解する文化を強化します。

ヒント5：ビジネスアソシエイト契約をスタッフの認証情報と同じ方法で追跡する

HIPAAビジネスアソシエイト契約（BAA）は、HIPAAコンプライアンスの最も見落とされやすいコンポーネントの1つです。施設に代わって保護された健康情報を作成、受け取り、維持、または送信するベンダーは、サービスが開始される前に署名された契約が必要です。これらの契約はHIPAAプライバシールールおよびHIPAAセキュリティルールで要求される特定の規定を含む必要があり、関係が終了してから6年間保持する必要があります。
多くの施設では、誰も更新日を追跡していないため、BAAが失効します。実践的なアプローチは、BAAをスタッフの認証情報と同じ方法で扱うことです。有効期限のある項目として定期的なレビューが必要です。PHIを処理するすべてのベンダーのリスト、各契約が署名された日付、および次のレビュー日付を保持することで、監査中の驚きを防ぎ、ブリーチ後に署名されていない契約を発見するリスクを減らします。
HIPAAコンプライアンスソフトウェアは、契約を集中化し、リマインダーを自動化し、ドキュメンテーションが完全でアクセス可能であることを確認することで、このプロセスを簡素化できます。すでにポリシー、リスク分析、トレーニング、インシデント文書化をやりくりしているオフィス管理者にとって、ソフトウェアサポートは管理上の負担を減らし、年間を通じて施設の監査準備を保ちます。

オフィス管理者向けHIPAAコンプライアンスソフトウェア

紙のバインダー、スプレッドシート追跡、ジェネリックなポリシーテンプレートを通じてHIPAAコンプライアンスを手動で管理すると、管理上の負担が生じ、目的で構築されたソフトウェアが削除するように設計されたギャップが残ります。ポリシー、リスク分析、ビジネスアソシエイト契約、ワークフォーストレーニング、アクセスレビュー、インシデント文書化の責任を同時に負う医療オフィス管理者にとって、専用のコンプライアンスプラットフォームは、これらの各プログラムコンポーネントの維持に関連する業務上の努力を減らし、継続ベースで施設の監査準備を保ちます。
カバー対象エンティティ向けに設計されたHIPAAコンプライアンスソフトウェアは、オフィス管理者が実行する責任を負う正確な機能をサポートします。ポリシーは、HHS市民権局が施設固有の文書化の不十分な代替としている一般的なテンプレートからではなく、施設の運営プロフィールとセキュリティリスク分析の応答に基づいて動的に生成されます。セキュリティリスク分析モジュールは、施設の実際の行政的、物理的、技術的な保護措置に合わせた評価を通じてオフィス管理者をガイドし、無関係な質問の周りをルーティングし、その特定の環境に適用される脆弱性に注意を集中させます。