M365のようなコラボレーションスイートは、比類ない利便性を提供します。何百万ものチームがこれを利用し、同僚や顧客、ビジネスパートナーと迅速に文書を共有しています。しかし、これほど共有が簡単になると、データセキュリティの確保はかえって難しくなります。
クラウド共有は現代の職場に不可欠な存在となっており、これなしでオフィスがどう機能していたのか想像するのも難しいほどです。1対1のチャットにファイルを投げ込む。最新の数字を全員が確認できるよう、Teamsチャンネルにスプレッドシートを常駐させる。SharePointにプロジェクトフォルダを置き、招待リンクを送信する。
しかし、クラウド共有がオフィスワークやリモートワーク、遠隔地間のコラボレーションを一変させた一方で、マイナス面も存在します。
近年、クラウドプラットフォームの利用が爆発的に増加する中で、共有状況の可視性はますます追いついていません。多くの組織はもはや、ユーザーが誰と機密情報を共有しているのか把握できていないのです。
共有のスピードにセキュリティが追いつくには
管理が行き届かないクラウド共有は、エンタープライズ環境において驚くほどありふれた問題です。Microsoft 365を使ってアクセスを共有している組織はどこでも、セキュリティチームは問題のあるクラウドアクセスの特定と制御に苦労しています。
Wireが実施した調査によると、セキュリティ責任者の61%が、共有ファイルへのアクセスが意図した期間よりも長く有効なままになっていることが多いと回答しています。さらに3分の1以上が、機密性の高い共有ファイルに誰がアクセスできるのかを特定すること自体が困難だと認めています。
クラウド共有をセキュリティの観点から評価しにくくしている要因の一つは、共有機能の利用が極めて文脈依存的であることです。従業員は、同僚と連携するため、あるいは顧客からデザイン案の承認を得るためなど、特定の目的を持ってファイルを共有します。
問題は、共有アクセスが本来の目的の期間や範囲を超えて存続してしまうことが多い点です。フリーランサーがプロジェクトから外れても、SharePoint上のプロジェクトフォルダから削除されないままになることがあります。メンバーが新しいユーザーをTeamsチャンネルに招待する際、そのチャンネル内のすべてのファイルへのアクセス権も付与されることを忘れてしまう場合もあります。
クラウド共有がこれほど文脈に強く依存する性質を持つということは、共有アクセスが今もなお必要かどうかを確実に知る唯一の方法が、当初そのアクセスを付与した本人に確認することだということを意味します。アクセスレビューは不可欠な安全策であり、ファイルやチャンネルの所有者をレビュープロセスに組み込むことで、より迅速かつ正確な監査が可能になります。
課題は、このプロセスをプラットフォームが備える既存のツールでどう実装するかという点にあります。
組み込みのガバナンスツールが抱える問題
共有データに対する制御の欠如は、エンタープライズ環境において拡大しつつある、しかもしばしば過小評価されがちなセキュリティリスクです。とはいえ、クラウドスイートの中核をなす共有機能をチームがフル活用すること自体を責めるわけにはいきません。管理されないクラウド共有という問題は、ユーザーの行動そのものよりも、Microsoft 365に組み込まれたガバナンス機能が不十分であることに起因しています。
Microsoft 365は共有データの可視性を提供する2つのレポート機能を備えていますが、いずれも大きな制約があります。
SharePoint Advanced Managementを使えば、共有リンクに関するグローバルレポートを生成できますが、これでは直近28日間に新規リンクが最も多く作成されたサイトが分かるだけです。この数字単体では、有用な結論を導き出すのに十分な文脈が得られません。新規リンク数が多いことは不正利用を示している場合もあれば、単に新規サプライヤーのオンボーディングのような外部関係者を伴うプロジェクトによるものである場合もあります。
同様に、サイト単位の共有レポートを作成すれば、サイト内のすべての共有ファイルと、それぞれにアクセスできる全ユーザーを示すCSV表が得られます。しかし、組織内のすべてのSharePointとOneDriveに対してこのレポートを実行するのは非常に時間がかかります。問題のある共有を特定するために、これらのファイルを手作業でふるいにかける作業も同様です。
結局のところ、どちらのレポート機能も、サイト単位のレポートを一つにまとめ上げる作業にせよ、グローバルなアクティビティレポートで見つかった共有リンクの急増を調査する作業にせよ、大半の手間をユーザー自身が負うことを前提としています。
Microsoft 365に欠けているのは、こうした余分な手間をかけずに全体像を把握できる、アクセスガバナンス用の一元化されたダッシュボードです。これがあれば、状況をその場でズームイン・ズームアウトして確認できます。tenfoldのような専用のID・アクセスガバナンス（IGA）ソリューションは、まさにこの点で、ネイティブのレポートツールが残す可視性の溝を埋めてくれます。
tenfold：Microsoft 365の共有ファイルを完全に可視化し、一元管理
tenfoldは、Microsoftのクラウドおよびオンプレミス環境との深い統合の一環として、Teams、OneDrive、SharePoint全体の共有ファイルを完全に可視化する専用のレポートツールを提供します。tenfoldの共有コンテンツガバナンスを他のIGAプラットフォームより一歩先んじたものにしている、際立った特徴が2つあります。
- すべての共有コンテンツを一元的に把握できる機能。高レベルのインサイトとオブジェクト単位の詳細情報を一箇所で確認できます。アプリ、ユーザー、サイトなどでフィルタリングし、問題を素早く特定できます。ファイルが所属するTeamやチャンネルの外部で共有されているといった注目すべき詳細は、アイコンで明示され、潜在的な問題を一目で識別できます。
- 共有コンテンツに対する合理化されたアクセスレビュープロセス。データの所有者に対して、自分が共有したファイルに誰がアクセスできるかを確認・承認するよう促します。各レビュー担当者は、共有アイテムとその現在のアクセス権者の一覧をまとめた、パーソナライズされたレビューダッシュボードを受け取ります。これにより、レビュー担当者はアクセス権を迅速に承認または取り消すことができ、IT部門以外のユーザーにもレビュープロセスを容易に委任できます。
クラウド共有を詳細に可視化し、共有アクセスが本来の目的を超えて存続するのを防ぐ効果的なレビュープロセスを備えることで、tenfoldはデータをリスクにさらすことなく、クラウドコラボレーション機能を存分に活用できるようにします。
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